9._REALIZAR LA SOLICITUD DE REABASTECIMIENTO DE INSUMOS Y DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

9.1 Realizar solicitud de reabastecimiento de insumos.

·         2. 9.1 Realizar la solicitud de reabastecimiento de insumos y de mantenimiento preventivo. En un centro de cómputo es necesario realizar pedidos de muchas computadoras. Para es esto hay que escoger algún proveedor que venda equipos con un precio considerable y de confianza y que sean de buena calidad, pero que no excedan los recursos necesarios.

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·         4. Solicitud de reabastecimiento de insumos

·         5. Cotización de insumos    

9.2 Realizar la solicitud de Mantenimiento preventivo para el equipo.

En cuanto al mantenimiento preventivo, no es sólo una acción de limpieza del polvo, sino este servicio cubre todas aquellas tareas que se realizan a los equipos sin que se haya presentado un daño, por ejemplo, limpiezas, lubricaciones y revisión de rendimiento.
Existen varios procesos que se deben realizar antes de iniciar un mantenimiento preventivo para determinar el correcto funcionamiento de los componentes. Estos son:

• Probar la unidad de disco flexible.
• Checar el disco duro con el comando CHKDSK del DOS.
• Si se tiene multimedia instalada, puede probarse con un CD de música, esto determina que los altavoces y la unidad estén bien.
• Realice una prueba a todos los periféricos instalados. Es mejor demorarse un poco para determinar el funcionamiento correcto de la computadora y sus periféricos antes de empezar a desarmar el equipo.

También se debe de hacer una limpieza interna del CPU, esta se puede hacer con un soplador o con una aspiradora, pero si usas la aspiradora tienes que utilizar una brocha o pincel para ayudar en la remoción de grumos. (Para hacer esta limpieza debes de abrir el CPU).

En la limpieza del monitor, la puedes hacer de igual manera, con excepción de que no tienes que abrir el monitor. Otra forma de limpiarlo es con un pañuelo seco.

Con respecto a el teclado, lo puedes limpiar volteándolo boca abajo e inyecta aire entre sus teclas para retirar el polvo y cuerpos extraños. Otra manera de limpiarlo es con un trapo húmedo.

9.3 Programar la frecuencia para resguardar la información y tiempo de los planes de mantenimiento.

Formateo (Backup)

Es fundamental tener copias de seguridad actualizadas de sus datos, ya que ante una pérdida o daño, ésta es la única forma de recuperarlos.

Los backups deben ser:

·         Periódicos

·         Automáticos

·         En un medio externo o extraíble

·         De fácil y rápida recuperación.

Periodicidad: La copia de seguridad debe ser lo más frecuente posible, diariamente es lo mejor.

Automatización: Deben ser automáticos porque los backups no pueden depender de un operador humano que es pasible de errores, olvidos u omisiones.

Medio externo: Las copias de respaldo no se deben hacer dentro del disco de una computadora de la empresa ya que ante un caso de catástrofe se perderían los originales y las copias.

Facilidad de recuperación: El formato de la información resguardada debe ser tal que se puedan recuperar los datos de manera simple y rápida, ya que no tiene mayor sentido hacer un backup en un medio que no sea legible por cualquier computadora o utilizar un programa muy complejo que requiera una instalación especial o la asistencia de un técnico para poder recuperar sus datos. No se olvide que el objetivo principal del backup es que usted pueda recuperar su información ante cualquier contingencia lo más rápido posible para tener el menor tiempo a su empresa parada.

Además debe haber dos juegos de backups que se vayan rotando periódicamente: uno activo conectado al servidor de backup en la empresa y otro guardado en un lugar seguro fuera de la compañía. Esto permitirá que ante un caso de catástrofe siempre haya una copia de los datos en otro lugar de donde recuperarlos.

Los sistemas de backup no están compuestos únicamente por el programa para hacer la copia de seguridad.

Un sistema de backup consta de:

• Software
• Hardware
• Responsable

El software son los programas utilizados para realizar la copia de la información como así también los programas para su eventual recuperación, y la programación y configuración de los procesos automáticos.

El hardware son los medios en los cuales se guardarán las copias de seguridad que pueden ser de cualquier tipo: cintas, discos, disquetes, CD, DVD, Zip, Jazz, Pen Drives, Web, etc.

El responsable debe ser una persona de la empresa que se encargue de realizar la rotación de los medios de almacenamiento, poniendo a resguardo los medios que se hayan extraído. Además se deberá encargar de verificar en forma periódica que los backups se estén realizando correctamente, que los procesos automáticos se hayan ejecutado en tiempo y forma, que las copias sean exitosas, que haya suficiente espacio en el medio de backup para recibir las nuevas copias, etc.

10._REESGUARDAR LA INFORMACION.

El respaldo de información consiste en realizar un duplicado de ésta, llamado también copia de seguridad o backup. Estas copias pueden realizarse de forma manual, en las que el usuario determina la información y periodicidad para llevar a cabo el respaldo, o bien establecerlo automáticamente mediante herramientas de software.

¿Cuál es la importancia o ventaja de realizar respaldos? Los respaldos permiten cierta protección contra errores humanos, borrado accidental, uso negligente, virus, etc. Cualquier persona que utilice una computadora, sea ésta personal o de oficina, debe preguntarse si su información está realmente a salvo, pues los imprevistos están a la orden del día.

¿Qué sucedería si por ejemplo, un día prendemos nuestra computadora y nos damos cuenta que ya no enciende correctamente? Lo primero que se nos vendría a la mente es “¡mis archivos!”. Ésta y varias situaciones pueden suceder, por ello es indispensable realizar un respaldo a fin de aminorar estos problemas.

10.1 Establecer políticas de resguardo de información.

No es ninguna novedad el valor que tiene la información y los datos para nuestros negocios . Los que resulta increíble de esto es la falta de precauciones que solemos tener al confiar al núcleo de nuestros negocios al sistema de almacenamiento de lo que en la mayoría de los casos resulta ser  una computadora pobremente armada tanto del punto  de vista de hardware como de software.

 Si el monitor, la memoria e incluso la CPU de nuestro computador dejan de funcionar, simplemente lo reemplazamos, y no hay mayores dificultades. Pero si falla el disco duro, el daño puede ser irreversible, puede significar la pérdida total de nuestra información. Es principalmente por esta razón, por la que debemos respaldar la información importante. Imaginémonos ahora lo que pasaría si esto le sucediera a una empresa, las pérdidas económicas podría ser cuantiosas. Los negocios de todos los tipos y tamaños confían en la información computarizada para facilitar su operación. La pérdida de información provoca un daño de fondo:

-         Pérdida de oportunidades de negocio

-         Clientes decepcionados

-         Reputación perdida

-         Etc.

La tecnología no está exenta de fallas o errores, y los respaldos de información son utilizados como un plan de contingencia en caso de que una falla o error se presente.

Asimismo, hay empresas, que por la naturaleza del sector en el que operan (por ejemplo Banca) no pueden permitirse la más mínima interrupción informática.

Las interrupciones se presentan de formas muy variadas: virus informáticos, fallos de electricidad, errores de hardware y software, caídas de red, hackers, errores humanos, incendios, inundaciones, etc. Y aunque no se pueda prevenir cada una de estas interrupciones, la empresa sí puede prepararse para evitar las consecuencias que éstas puedan tener sobre su negocio. Del tiempo que tarde en reaccionar una empresa dependerá la gravedad de sus consecuencias.